ติวสอบผู้บริหารสถานศึกษา: การจัดระบบควบคุมภายในสถานศึกษา

วันพฤหัสบดีที่ 1 พฤษภาคม พ.ศ. 2557

การจัดระบบควบคุมภายในสถานศึกษา

ข้อสอบ การควบคุมภายใน หน่วยงานย่อย ที่

http://www.tuewsob.com/pak%20g%20mony%203.5%20control%20and%20small%2044.html

การจัดระบบควบคุมภายในสถานศึกษา

นิยามศัพท์

การควบคุมภายใน หมายความว่า กระบวนการปฏิบัติงานที่ผู้กำกับ ดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่วยรับตรวจจัดให้มีขึ้น เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดำเนินงานของหน่วยรับตรวจจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน 3 ด้าน คือ ด้านประสิทธิผลและประสิทธิภาพของหน่วยงาน ซึ่งรวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สิน การป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล การสิ้นเปลือง หรือการทุจริตในหน่วยงานรับตรวจ ด้านความเชื่อถือได้ของรายงานการเงิน และด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติคณะรัฐมนตรี

ผู้กำกับการดูแล หมายความว่า บุคคลหรือคณะบุคคลผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแล หรือบังคับบัญชาผู้รับตรวจหรือหน่วยรับตรวจ

ผู้รับตรวจ หมายความว่า หัวหน้าส่วนราชการ หัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้บริหารองค์กร ผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติราชการ หรือการบริหารของหน่วยรับตรวจ

หน่วยรับตรวจ หมายความว่า

(1) กระทรวง ทบวง กรม และส่วนราชการที่เรียกชื่อเป็นอย่างอื่นที่มีฐานะเป็น

กระทรวง ทบวง หรือกรม

(2) หน่วยงานของราชการส่วนภูมิภาค

(3) หน่วยงานของราชการส่วนท้องถิ่น

(4) รัฐวิสาหกิจตามกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณหรือตามกฎหมายอื่น

(5) หน่วยงานอื่นของรัฐ

(6) หน่วยงานที่ได้รับเงินอุดหนุน หรือกิจการที่ได้รับเงินหรือทรัพย์สินลงทุนจากหน่วย

รับตรวจตาม (1) (2) (3) (4) หรือ (5)

(7) หน่วยงานอื่นใดหรือกิจการที่ได้รับเงินอุดหนุนจากรัฐที่มีกฎหมายกำหนดให้สำนักงาน

ตรวจเงินแผ่นดินเป็นผู้ตรวจสอบ

ฝ่ายบริหาร หมายความว่า ผู้รับตรวจ หรือผู้บริหารทุกระดับของหน่วยงานรับตรวจ

ผู้ตรวจสอบภายใน หมายความว่า ผู้ดำรงตำแหน่งผู้ตรวจสอบภายในของหน่วยงานรับตรวจ หรือดำรงตำแหน่งผู้ตรวจสอบภายในของหน่วยงานรับตรวจ หรือดำรงตำแหน่งอื่นที่ทำหน้าที่เช่นเดียวกับ

ผู้ตรวจสอบภายใน

รายงานประจำปี หมายความว่า รายงานการควบคุมภายในที่ผู้รับตรวจต้องรายงานต่อผู้กำกับดูแล คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน และคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายใน โดยมีรายละเอียดประกอบการรายงาน ดังนี้

(1) ทำความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในหน่วยรับตรวจที่ใช้อยู่มีมาตรฐานตามระเบียบนี้ หรือไม่

(2) รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน ในการ

บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด รวมทั้งข้อมูลสรุปผลการประเมินแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ประกอบด้วย

(ก) สภาพแวดล้อมของการควบคุม

(ข) การประเมินความเสี่ยง

(ค) กิจกรมการควบคุม

(ง) สารสนเทศและการสื่อสาร

(จ) การติดตามประเมินผล

(3) จุดอ่อนของระบบการควบคุมภายใน พร้อมข้อเสนอแนะ และแผนการปรับปรุงระบบ

การควบคุมภายใน

ระดับส่วนงานย่อย หมายความว่า หน่วยงานที่เป็นสาขาย่อยของระดับหน่วยรับตรวจ เช่น

ระดับหน่วยรับตรวจ คือ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาและสถานศึกษา ฉะนั้นระดับส่วนงานย่อย คือ กลุ่มต่าง ๆ ในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา และงานต่าง ๆ ในสถานศึกษา

4. องค์ประกอบมาตรฐานการควบคุมภายใน

องค์ประกอบมาตรฐานที่เกี่ยวกับการควบคุมภายในตามระเบียบ ฯ มี 5 เรื่อง คือ

4.1. สภาพแวดล้อมการควบคุม ( Control Environment )

ตามมาตรฐานการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน เรื่องแรก เกี่ยวกับ

สภาพแวดล้อมการควบคุม ระบุว่า “ ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยงานรับตรวจต้องสร้างบรรยากาศของการควบคุมเพื่อให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้บุคลากรของหน่วยงานเกิดจิตสำนึกที่ดีในการปฏิบัติงานในความรับผิดชอบ และตระหนักถึงความจำเป็นและความสำคัญของการควบคุมภายในรวมทั้งดำรงรักษาไว้ซึ่งสภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี ”

การบรรลุตามเป้าหมายนี้มีปัจจัยสำคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องซึ่งผู้บริหารระดับส่วนงานย่อย และผู้ประเมินผลควรพิจารณาแต่ละปัจจัยที่มีผลต่อสภาพแวดล้อมของการควบคุมเพื่อประเมินว่า สภาพ แวดล้อมของการควบคุมภายในเป็นไปในทางที่ดี ที่จะเอื้ออำนวยต่อความสำเร็จของการควบคุมภายในหรือไม่ ปัจจัยที่ควรพิจารณาปรากฏตามข้อความใน “ ช่องจุดที่ควรประเมิน ” ภายใต้หัวข้อ “ สภาพแวดล้อมของการควบคุม ” ซึ่งเป็นเพียงปัจจัยเบื้องต้นและอาจไม่ครบถ้วน และบางปัจจัยอาจไม่สามารถใช้กับทุกหน่วยงานหรือทุกกิจกรรมในหน่วยงานนั้น อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่าบางปัจจัยจะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจและการตัดสินใจ แต่ปัจจัยดังกล่าวมีความสำคัญที่จะทำให้บรรลุถึงความมีประสิทธิผลของสภาพแวดล้อมของการควบคุม

4.2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

มาตรฐานการควบคุมภายในเรื่องที่สอง ซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการประเมินความเสี่ยงระบุว่า “ฝ่ายบริหารต้องประเมินความเสี่ยงทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอกที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงานอย่างเพียงพอและเหมาะสม”

วัตถุประสงค์ของมาตรฐานนี้ เพื่อทราบกระบวนการระบุความเสี่ยง การวิเคราะห์ความเสี่ยง และการบริหารความเสี่ยงว่าเหมาะสมเพียงพอหรือไม่ เงื่อนไขสำคัญก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง คือการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนทั้งในระดับองค์กรและระดับกิจกรรม เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ขึ้นแล้ว หน่วยงานจำเป็นต้องระบุความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นทั้งในระดับองค์กรและระดับกิจกรรม การประเมินความเสี่ยงควรพิจารณาทั้งความเสี่ยงจากปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกหน่วยงาน เมื่อมีการระบุความเสี่ยงแล้วควรมีการวิเคราะห์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงนั้น หลังจากนั้นผู้บริหารควรกำหนดวิธีการบริหารความเสี่ยง และตัดสินใจเกี่ยวกับกิจกรรมควบคุมภายในที่จำเป็นเพื่อลดหรือบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น และเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของการดำเนินงาน รายงานการเงินและการดำเนินงานที่น่าเชื่อถือ การปฏิบัติที่เป็นไปตามกฎหมาย และระเบียบข้อบังคับ

4.3. กิจกรรมการควบคุม ( Control Activities )

มาตรฐานการควบคุมภายในเรื่องที่สาม ซึ่งเกี่ยวกับกิจกรรมควบคุมระบุว่า “ ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อป้องกันหรือลดความเสียหาย ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในสำหรับ กิจกรรมการควบคุมในเบื้องต้นจะต้องแบ่งแยกหน้าที่งานภายในหน่วยงานอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใด

บุคคลหนึ่งมีหน้าที่เป็นผู้รับผิดชอบปฏิบัติงานที่สำคัญ หรืองานที่เสี่ยงต่อความเสียหายตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ถ้ามีความจำเป็นให้กำหนดกิจกรรมการควบคุมอื่นที่เหมาะสมทดแทน ”

วัตถุประสงค์ที่สำคัญของมาตรฐานข้อนี้ เพื่อการพิจารณาว่าหน่วยงานมีกิจกรรมการควบคุมที่เหมาะสมเพียงพอและมีประสิทธิผลหรือไม่ กิจกรรมการควบคุม ได้แก่ นโยบาย วิธีปฏิบัติ เทคนิค และกลไกต่างๆ ที่ช่วยให้ความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามที่ฝ่ายบริหารสั่งการเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุมเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนขององค์กร การปฏิบัติตามแผน และการสอบทานงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับความรับผิดชอบในการดูแลการใช้ทรัพยากรของรัฐให้เป็นไปอย่างเหมาะสม และบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ

กิจกรรมการควบคุมมีอยู่ในทุกระดับและทุกส่วนงานขององค์กร ตัวอย่างกิจกรรมการควบคุม เช่น นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ การอนุมัติ การมอบอำนาจ การตรวจสอบความถูกต้อง การสอบยันความถูกต้อง การสอบทานผลการดำเนินงาน การรักษาความปลอดภัย การจำกัดการเข้าถึงทรัพยากร การแบ่งแยกหน้าที่การงาน เป็นต้น

ผู้บริหารระดับส่วนงานย่อย หรือผู้ประเมินควรมุ่งเน้นกิจกรรมการควบคุมโดยพิจารณาเนื้อหาสาระของการสั่งการของผู้บริหาร เกี่ยวกับความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อการบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด ของแต่ละกิจกรรม ( หรือโครงการ หรือภารกิจ ) ที่สำคัญ ดังนั้นผู้บริหารระดับส่วนงานย่อยหรือผู้ประเมิน ควรพิจารณาว่า กิจกรรมการควบคุมสอดคล้องกับกระบวนการประเมินความเสี่ยงหรือไม่ และการสั่งการของผู้บริหารได้รับการปฏิบัติตามหรือไม่ ในการประเมินความเพียงพอของกิจกรรมการควบคุมภายใน ผู้ประเมินควรพิจารณาว่า กิจกรรมการควบคุมที่มีอยู่มีความเหมาะสม มีจำนวนกิจกรรมการควบคุม เพียงพอ และมีการดำเนินการอย่างมีประสิทธิผล การประเมินดังกล่าวควรดำเนินการในแต่ละกิจกรรมที่สำคัญ การวิเคราะห์และการประเมินควรครอบคลุมถึงการควบคุมระบบสารสนเทศด้วย ผู้บริหารระดับส่วนงานย่อย หรือผู้ประเมินไม่เพียงแต่พิจารณาว่ากิจกรรมการควบคุมที่มีความสอดคล้องกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงหรือไม่เท่านั้น แต่ควรพิจารณาด้วยว่ากิจกรรมการควบคุมดังกล่าวได้นำไปใช้อย่างถูกต้อง หรือไม่

กิจกรรมการควบคุมที่มีในองค์กรต่าง ๆ อาจแตกต่างกัน ทั้งนี้เนื่องจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น

(1) ความแตกต่างของพันธกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์

(2) ความแตกต่างของสภาพแวดล้อม ขนาด และลักษณะการดำเนินงาน ตลอดจนจำนวนค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้

(3) ความแตกต่างของระดับความซับซ้อนขององค์กร

(4) ความแตกต่างของความเป็นมาและวัฒนธรรมขององค์กรและ

(5) ความแตกต่างของความเสี่ยงซึ่งองค์กรเผชิญอยู่และพยายามลดความเสี่ยงนั้น

ปัจจัยต่าง ๆ ดังกล่าวมีผลต่อกิจกรรมการควบคุมภายในขององค์กร อาจเป็นไปได้ว่า แม้

สององค์กรจะมีภารกิจ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ และโครงสร้างองค์กรที่เหมือนกัน แต่อาจมีกิจกรรมการควบคุมที่แตกต่างกัน เนื่องจากการใช้ดุลยพินิจ การปฏิบัติงาน และการบริหารจัดการที่แตกต่างกันของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นรูปแบบการควบคุมภายในจึงมีความแตกต่างหลากหลายเป็นพัน ๆ รูปแบบ แต่ละรูปแบบจึงเหมาะสมกับแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นการออกแบบกิจกรรมการควบคุมจึงควรสอดคล้องกับพันธกิจ เป้าหมาย หรือเป้าประสงค์ขององค์กรเพื่อช่วยให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว

4.4. สารสนเทศและการสื่อสาร ( Information and Communications )

ตามมาตรฐานการควบคุมภายในเรื่องที่สี่ ซึ่งเกี่ยวกับสารสนเทศการสื่อสารระบุว่า

“ ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างเพียงพอและสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคคลอื่น ๆ อย่างเหมาะสมทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา ”

วัตถุประสงค์ของมาตรฐานนี้เพื่อให้ผู้ประเมินพิจารณาความเหมาะสมของระบบสารสนเทศและการสื่อสาร ต่อความต้องการของผู้ใช้และการบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน การดำเนินงานการควบคุมภายในที่ถูกต้องเชื่อถือได้ และเกี่ยวข้องทั้งด้านการเงิน และด้านการดำเนินงาน ข้อมูลเหล่านี้ ควรมีการบันทึกและสื่อสารไปยังฝ่ายบริหารและพนักงานอื่นในองค์กรซึ่งจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้นในการปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบในรูปแบบที่เหมาะสมและทันกาล นอกจากนี้การสื่อสารควรครอบคลุมไปทั่วทั้งองค์กร และใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อให้ความมั่นใจได้ว่าการสื่อสารนั้นเป็นประโยชน์ น่าเชื่อถือ และมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ผู้บริหารระดับส่วนงานย่อยและผู้ประเมิน ควรพิจารณาความเหมาะสมของระบบสารสนเทศ และระบบการสื่อสารขององค์กรว่าเป็นไปตามความต้องการขององค์กรและบรรลุวัตถุประสงค์ด้านการควบคุมภายในด้วย

4.5. การติดตามประเมินผล ( Monitoring )

มาตรฐานการควบคุมภายในเรื่องที่ห้า ซึ่งเป็นมาตรฐานสุดท้ายของการควบคุมภายในเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดตามประเมินผล ซึ่งระบุว่า “ ในการดำเนินการเกี่ยวกับการติดตามประเมินผล ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีการติดตามประเมินผล โดยการติดตามผลในระหว่างการปฏิบัติงาน และการประเมินผลเป็นรายครั้งอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า

- ระบบการควบคุมภายในที่วางไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิทธิภาพและมีการปฏิบัติจริง

- การควบคุมภายในดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผล

- ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานอื่น ๆ ได้รับการปรับปรุงแก้ไขอย่างเหมาะสมและทันเวลา

- การควบคุมภายในได้รับการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

มาตรฐานข้อนี้มีวัตถุประสงค์ให้ผู้ประเมินพิจารณาความเหมาะสมของระบบการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในของหน่วยงาน อันจะช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ในการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในควรเป็นการประเมินคุณภาพของผลการดำเนินงานในรอบ ระยะเวลาที่กำหนด เพื่อให้ความมั่นใจว่าข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานอื่นได้รับการปรับปรุงแก้ไขอย่างทันกาล การติดตามประเมินผลการควบคุมภายในประกอบด้วย 1) การติดตามผลในระหว่างปฏิบัติงาน

( Ongoing Monitoring Activities ) และ 2 ) การประเมินระบบการควบคุมภายในเป็นรายครั้ง ( Separated Evaluations of Internal System )

การติดตามผลระหว่างปฏิบัติงานเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติงานตามปกติ ซึ่งรวมถึง

กิจกรรมการบริหารงาน การควบคุมดูแลการปฏิบัติงาน การเปรียบเทียบ การสอบยัน และกิจกรรมอื่น ๆ ซึ่งเป็นการปฏิบัติงานตามหน้าที่ประจำของพนักงาน และยังรวมถึงการทำให้แน่ใจว่าผู้บริหารและหัวหน้างานเข้าใจความรับผิดชอบของตนต่อการควบคุมภายในและเข้าใจความจำเป็นที่ต้องมีการควบคุมภายในและการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานตามปกติ

การประเมินเป็นรายครั้ง เป็นการประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในของหน่วยงาน ณ เวลาใดเวลาหนึ่งที่กำหนด การประเมินอาจเป็นในรูปแบบการประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง

( Self – Assessments ) นอกจากนี้การติดตามประเมินผลยังรวมถึงนโยบายและวิธีปฏิบัติเพื่อความมั่นใจว่าข้อตรวจพบและข้อเสนอแนะจากการตรวจสอบและการสอบทานได้รับความสนใจจากฝ่ายบริหารและมีการปรับปรุงแก้ไขทันที

การจัดทำรายงานการควบคุมภายใน ตามระเบียบ ฯ ข้อ 6

การจัดทำรายงานตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 6 มีรายละเอียดดังนี้

1. การรายงานการควบคุมภายใน

ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 6 ระบุว่า “ ให้ผู้รับตรวจรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้กำกับดูแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายใน อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง ภายในเก้าสิบวันนับจากวันสิ้นปีงบประมาณ หรือ ปีปฏิทิน แล้วแต่กรณี เว้นแต่การรายงานครั้งแรกให้กระทำภายในสองร้อยสี่สิบวันนับจากวันวางระบบการควบคุมภายในแล้วเสร็จ โดยมีรายละเอียด ดังนี้

( 1 ) ทำความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจ ที่ใช้อยู่มีมาตรฐานตามระเบียบนี้หรือไม่

( 2 ) รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน ในการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด รวมทั้งข้อมูลสรุปผลการประเมินแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ประกอบด้วย

( ก ) สภาพแวดล้อมของการควบคุม

( ข ) การประเมินความเสี่ยง

( ค ) กิจกรรมการควบคุม

( ง ) สารสนเทศและการสื่อสาร

( จ ) การติดตามประเมินผล

( 3 ) จุดอ่อนของระบบการควบคุมภายใน พร้อมข้อเสนอแนะและแผนการปรับปรุงระบบการควบคุมภายใน

การรายงานตามระเบียบ ฯ ข้อ 6 ให้รายงานภายใน 90 วัน นับจากวันที่ 30 กันยายน หรือวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปีแล้วแต่กรณี สำหรับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตาก เขต 1 กำหนดให้ส่งรายงานภายในวันที่ 30 ธันวาคม ของทุกปี

2. ขั้นตอนการติดตามประเมินผล

2.1 ส่วนงานย่อย ( กลุ่ม / งาน )

ขั้นตอนที่ 1

- นำแบบ ปย.2 ( ปีงบประมาณที่แล้ว ) มาติดตามผลการดำเนินงานว่าได้ดำเนินการ

ตามแผนการปรับปรุงหรือไม่ อย่างไร แล้วสรุปผลการดำเนินงานลงในแบบติดตาม ปย.2

ขั้นตอนที่ 2

- ประเมินองค์ประกอบมาตรฐานการควบคุมภายใน ( 5 องค์ประกอบ)ในระดับส่วนงานย่อย

แล้วสรุปลงในแบบ ปย. 1

ขั้นตอนที่ 3

- ประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง ( CSA ) ตามกิจกรรม / งาน ที่ดำเนินการของ

ส่วนงานย่อย เช่น ค้นหาจุดอ่อนหรือความเสี่ยงใหม่ โดยการประชุมผู้เกี่ยวข้อง หรือศึกษาจากเอกสาร หรือใช้แบบสอบถามการควบคุมภายในของ คตง. หรือใช้วิธีการอื่น ๆ แล้วสรุปจุดอ่อนทั้งหมดในกระดาษ

ธรรมดา

ขั้นตอนที่ 4

- เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่ 1-3 เรียบร้อยแล้ว ให้นำกิจกรรม / งาน ที่มีความเสี่ยงหลงเหลืออยู่ตามข้อ 1 และกิจกรรม / งาน ที่เป็นความเสี่ยงที่พบใหม่ตามข้อ 2 และ 3 มาหามาตรการ / แนวทางการปรับปรุง แล้วกำหนดผู้รับผิดชอบและระยะเวลาที่ดำเนินการเสร็จแล้วสรุปลงในแบบ ปย.2

ขั้นตอนที่ 5

- จัดส่งแบบ ปย.1 และแบบ ปย.2 ให้ผู้รับผิดชอบระดับหน่วยรับตรวจ ( กลุ่มอำนวยการ)

2.2 หน่วยรับตรวจ ( สพป. / สถานศึกษา )

ขั้นตอนที่ 1

- แต่งตั้งคณะทำงาน / กรรมการ ติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน

ขั้นตอนที่ 2

- นำแบบ ปอ.3 ( ปีงบประมาณที่แล้ว ) มาติดตามผลการดำเนินงานว่าได้ดำเนินการ

ตามแผนการปรับปรุงหรือไม่ อย่างไร แล้วสรุปผลการดำเนินงานลงในแบบติดตาม ปอ.3

ขั้นตอนที่ 3

- ประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ( 5 องค์ประกอบ ) ในระดับหน่วยรับตรวจ แล้วสรุปลงในแบบ ปอ.2

ขั้นตอนที่ 4

- เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่ 1-3 เรียบร้อยแล้ว ให้นำกิจกรรม / งาน ที่มีความเสี่ยงหลงเหลืออยู่ตามข้อ 2 และกิจกรรม / งาน ที่เป็นความเสี่ยงที่พบใหม่ตามข้อ 3 และแบบ ปย.2 ของกลุ่ม / งาน ที่ส่งมาให้คณะทำงาน / กรรมการ ที่แต่งตั้งพิจารณากิจกรรม / งานที่เป็นความเสี่ยงในระดับหน่วยรับตรวจ แล้วสรุปลงในแบบ ปอ.3

ขั้นตอนที่ 5

- นำกิจกรรม / งาน ในแบบ ปอ.3 มาสรุปลงในในแบบ ปอ.1

ขั้นตอนที่ 6

- ส่งสำเนาแบบ ปอ.1 , แบบ ปอ.2 , แบบ ปอ.3 และแบบติดตาม ปอ.3 ให้หัวหน้า

หน่วยตรวจสอบภายในของ สพป. สอบทานการประเมินผลดังกล่าว แล้วหัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในสรุปผลการสอบทานลงในแบบ ปส.

ขั้นตอนที่ 7

- เมื่อหัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในสอบทานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้นำแบบรายงาน

ดังกล่าวเสนอ ผอ.สพป.ตาก เขต 1 พิจารณาลงนาม

ขั้นตอนที่ 8

- สพป.ตาก เขต 1 จัดส่งเฉพาะแบบ ปอ.1 ให้สำนักงานคณะกรรมการการศึกษา

ขั้นพื้นฐาน , คปต, และสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินจังหวัดตาก ภายในวันที่ 30 ธันวาคม ของทุกปี

- สถานศึกษา จัดส่งเฉพาะแบบ ปอ.1,ปอ.2และปอ.3 ให้สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา

ประถมศึกษาตาก เขต 1 และสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินจังหวัดตาก ภายในวันที่ 30 ธันวาคม ของทุกปี

การจัดทำแบบรายงานการควบคุมภายในตามระเบียบที่ คตง. กำหนด

ในการดำเนินการจัดทำแบบรายงานการควบคุมภายในตามระเบียบ คตง. ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ให้ครบตามแบบฟอร์มที่กำหนด ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้

ขั้นตอนและลำดับในการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน สำหรับส่วนงานย่อย

ขั้นตอนที่ 1

ในปีที่ผ่านมา ตามที่ส่วนงานย่อยได้ดำเนินการจัดทำแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน

ของหน่วยงาน (ปย.2) แล้ว ในปีปัจจุบัน หน่วยงานนั้นต้องดำเนินการจัดทำรายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบติดตาม ปย.2) ด้วย

แบบ ปย. 2

(ปีงบประมาณที่แล้ว)

แบบติดตาม ปย. 2

(ปีปัจจุบัน)

1 2

ขั้นตอนที่ 2

นำแบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (5 องค์ประกอบ) ในระดับส่วนงานย่อยมาวิเคราะห์ แล้วสรุปเกี่ยวกับการควบคุมภายในของแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ลงในแบบ ปย.1 ( ผู้ใช้หรือผู้ประเมินอาจปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมข้อความตามความเหมาะสม )

แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน

แบบ

ปย. 1

3 4

ขั้นตอนที่ 3

นำข้อมูลจุดอ่อนและความเสี่ยงที่ได้จากแบบติดตาม ปย. 2 , แบบ ปย.1 และแบบสอบถามการควบคุมภายใน มาสรุปรวบรวมลงในแบบ ปย.2

แบบติดตาม

ปย.2

จุดอ่อนของการควบคุมภายใน

แบบ ปย.2

แบบ ปย. 1

ขั้นตอนและลำดับในการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน สำหรับหน่วยรับตรวจ

ขั้นตอนที่ 1

- นำแบบ ปอ.3 ( ปีงบประมาณที่แล้ว ) มาติดตาม แล้วสรุปผลการดำเนินงานลงใน

แบบติดตาม ปอ.3

แบบ ปอ. 3

(ปีงบประมาณที่แล้ว)

แบบติดตาม ปอ. 3

(ปีปัจจุบัน)

1 2

ขั้นตอนที่ 2

นำแบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ( 5 องค์ประกอบ ) ในระดับหน่วย

รับตรวจมาวิเคราะห์ แล้วสรุปเกี่ยวกับการควบคุมภายในของแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ลงในแบบ ปอ.2 ( ผู้ใช้หรือผู้ประเมินอาจปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมข้อความตามความเหมาะสม )

แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน

แบบ

ปอ. 2

3 4

ขั้นตอนที่ 3

นำข้อมูลจุดอ่อนและความเสี่ยงที่ได้จากแบบติดตาม ปอ. 3 , แบบ ปอ.2 มาสรุปรวบรวมลงในแบบ ปอ.3

จุดอ่อนของการควบคุมภายใน

แบบติดตาม

ปอ.3

แบบ ปอ.3

5 7

แบบ ปอ. 2

ขั้นตอนที่ 4

นำกิจกรรม / งาน ในแบบ ปอ.3 มาสรุปลงใน แบบ ปอ.1

แบบ ปอ. 3

แบบ ปอ. 1

8 9

แผนภูมิสรุปรวมขั้นตอนการจัดทำแบบรายงานการควบคุมภายใน ส่วนงานย่อย ( กลุ่ม / งาน )

แผนภูมิสรุปรวมขั้นตอนการจัดทำแบบรายงานการควบคุมภายใน หน่วยรับตรวจ ( สพป. / สถานศึกษา )

3. แบบรายงานที่ส่วนงานย่อย ( กลุ่ม / งาน ) ต้องจัดส่งหน่วยรับตรวจ ณ วันที่ 30 กันยายน

ของทุกปี

แบบ ปย.1	รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน
แบบ ปย.2	รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน

4. แบบรายงานที่จัดเก็บไว้ที่ส่วนงานย่อย ( กลุ่ม / งาน )

แบบ ปย.1	รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน
แบบ ปย.2	รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบติดตาม ปย.2	รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบสอบถามการควบคุมภายใน (ถ้ามี)	แบบสอบถามการควบคุมภายในของกลุ่ม / งานต่าง ๆ

5. แบบรายงานที่หน่วยรับตรวจ ต้องจัดส่งให้ผู้กำกับการดูแล ณ วันที่ 30 กันยายน ของทุกปี

แบบ ปอ.1

หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน

6. แบบรายงานที่จัดเก็บไว้ที่หน่วยรับตรวจ ( สพป. / สถานศึกษา )

6.1 แบบรายงานที่จัดเก็บไว้ที่สพป.

แบบ ปอ. 1	หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน
แบบ ปอ. 2	รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน
แบบ ปอ. 3	รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบติดตาม ปอ.3	รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบ ปส.	รายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
แบบประเมิน ( ถ้ามี )	เช่น - ตารางกิจกรรมที่ควรปฏิบัติ ( Checklists ) - แบบสอบถามการควบคุมภายใน ( Internal Control Questionnaires ) - ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Flowcharts ) - เทคนิคการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง ( Control Self Assessment )

6.2 แบบรายงานที่จัดเก็บไว้ที่สถานศึกษา

แบบ ปอ. 1	หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน
แบบ ปอ. 2	รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน
แบบ ปอ. 3	รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบติดตาม ปอ.3	รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน
แบบประเมิน ( ถ้ามี )	เช่น - ตารางกิจกรรมที่ควรปฏิบัติ ( Checklists ) - แบบสอบถามการควบคุมภายใน ( Internal Control Questionnaires ) - ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Flowcharts ) - เทคนิคการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self Assessment )

7. ตัวอย่างแบบรายงาน และคำอธิบายของ สพป. / สถานศึกษา

แบบ ปอ.1

หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน

( กรณีไม่พบจุดอ่อนที่มีนัยสำคัญ )

เรียน ( ผู้อำนวยการตรวจเงินแผ่นดินจังหวัดตาก และผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา

ประถมศึกษาตาก เขต 1 )

โรงเรียน .................................. ได้ประเมินผลการควบคุมภายในสำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 30 เดือนกันยายน พ.ศ. ................... ด้วยวิธีการที่โรงเรียน .................................. กำหนดโดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในด้านประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดำเนินงานและการใช้ทรัพยากร ซึ่งรวมถึงการดูแลทรัพย์สิน

การป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล การสิ้นเปลือง หรือการทุจริต ด้านความเชื่อถือได้ของรายงานทางการเงิน และการดำเนินงานและด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ มติคณะรัฐมนตรีและนโยบาย ซึ่งรวมถึงระเบียบปฏิบัติของฝ่ายบริหาร

จากผลการประเมินดังกล่าวเห็นว่าการควบคุมภายในของโรงเรียน.......................................... สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 30 เดือนกันยายน พ.ศ.......... เป็นไปตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไว้ มีความเพียงพอและบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในตามที่กล่าวในวรรคแรก

ลายมือชื่อ...........................................................

(ชื่อผู้อำนวยการโรงเรียน )

ตำแหน่ง.............................................................

วันที่..........เดือน..................... พ.ศ.................

อ่านทั้งหมดที่ ระบบควบคุมภายใน

สมัครติวสอบผู้บริหารสถานศึกษา 4 ภาค 29 จุด ปี 2557-2558 ได้ที่

"ติวสอบดอทคอม" www.tuewsob.com หรือ คลิ๊กที่ภาพด้านล่างครับ

สร้าง-เขียน-บรรยาย โดย (ผอ.นิกร เพ็งลี)

เน็ตช้า เข้าที่ http://tuewsob.blogspot.com/

เน็ตแรง เข้าที่ http://www.tuewsob.com/

"ติวสอบดอทคอม" เว็บฟรี..ข้อสอบออนไลน์ สอบราชการ-ครู-ผู้บริหาร ฯ

www.tuewsob.com

ติวสอบดอทคอม www.tuewsob.com โดย ผอ.นิกร เพ็งลี

ติวสอบผู้บริหารสถานศึกษา

หน้าหลัก ติวสอบดอทคอม เว็บฟรีข้อสอบออนไลน์

ติวสอบ รอง./ผอ.รร ปี 2567

ข้อสอบผู้บริหาร คู่ขนานสนามสอบจริง ปี 2562

ข้อสอบ การวิเคราะห์กฎหมายและงานในหน้าที่

ข้อสอบออนไลน์ ภาษาอังกฤษและการสร้างค่านิยม 12 ประการ

วันพฤหัสบดีที่ 1 พฤษภาคม พ.ศ. 2557

การจัดระบบควบคุมภายในสถานศึกษา

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

ติวสอบดอทคอม

ข้อสอบออนไลน์ใหม่

ติวสอบ บน ยูทูป

ติวสอบ ฟรี บน ยูทูป

ติวสอบดอทคอม (เว็บติวสอบครู ผู้บริหาร บุคลากร การศึกษา)

กลับหน้าหลัก ติวสอบดอทคอม